フリーランスの経費と経理「100円ショップのグッズで保管」

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用意するものはたったの4つでOK

必要なのは、封筒とリングファイルとファイルに合うポケットシートとインデックスシートです。この4つで書類を管理しておけば、税務調査が入るとなってから急いで準備する必要もありません。

領収書は貼らなくていい

領収書はノートにきっちり並べて貼り付けるイメージを持っているフリーランスは少なくありません。そのため、貼り付けている意味はわからなくてもとりあえず貼っているという人もいるでしょう。ズレないよう日付の順番に丁寧に貼り付けるのは悪いことではありませんが、不必要なことに時間をかけるのはもったいないことです。領収書を確認する税務署の人にとっては確認作業が楽になるのでいいかもしれませんが、貼り付けていないと領収書として認めないというわけではありません。貼ってあろうとなかろうと、経費になるものはなります。かといって、領収書をまとめて箱の中に入れておくようでも困ります。一番いいのは、領収書を月ごとに分けておくことです。
そこで活躍するのが100円ショップの封筒です。1月分から12月分までの封筒にその月の領収書を入れて保管しておきましょう。封筒に1月や2月とその月の数字を書いておけば何月の領収書なのかがすぐにわかります。医療費控除を受けるなら、医療費用の封筒も用意します。医療費の領収書は提出不要ですが、税務調査の際には必要なので他の領収書とは別に保管しておきましょう。

カテゴリー別にファイルにとじる

2つ穴のリングファイルにポケットシートとインデックスシートをセットしたら、その年度の確定申告書、青色申告決算書、総勘定元帳、仕訳帳、経費書類、請求書、明細書、通帳コピーかダウンロードした明細を印刷したもの、各種通知書などにカテゴリーを分けます。あとは各カテゴリーのポケットシートに関連書類をしまっておくだけです。もっとお金を出せば高機能のファイルやシートを買えるかもしれませんが、来るか来ないかもわからない税務調査の準備のためにたくさんのお金をかける必要はありません。年度を過ぎたらほとんど手に取ることもないこれらの書類は、100円ショップに売られている商品でも十分キレイに保管できます。ファイルにとじたい項目が増えたときのために、ファイルを簡単に増やせるリング式のものにしておくことをおすすめします。領収書が入った封筒や書類を保管するためのファイルなので、できるだけ厚めのものにしておくといいでしょう。